Lass Dich per WhatsApp von Deiner JTL Wawi über wichtige Ereignisse benachrichtigen!

Klaus Littmann
20. Mai 2023
3 Min. Lesezeit

Lass Dir direkt von der Wawi einen Text schicken. Anwendungsfälle sind z.B.:

Verpasse keine dringende neue Bestellung.
erhalte automatisch jeden morgen die Anzahl offener Bestellungen und bekomme so mit, falls der JTL Worker nicht mehr funktioniert bzw. ausgefallen ist.
Falls ein bestimmter Artikel bestellt wurde, der besonders verpackt oder individualisiert werden muss
in der Wawi wurde ein Artikel über Korrekturbuchung / Minusbuchung im Bestand reduziert
bei einem Artikel wurde der Mindestbestand unterschritten und er sollte beim Lieferanten nachbestellt werden
...

Vorteile der WhatsApp-Benachrichtigung durch Deine JTL Warenwirtschaft

Du kannst sofort auf ein Ereignis reagieren. Eine neue Mail bekommst du nicht mit, falls du gerade unterwegs bist, aber dein Handy hast du immer dabei.
Du wirst jede Nachricht mitbekommen. Es gibt keine Spam-Ordner wo häufig eintreffende Mails gerne mal automatisch einsortiert werden. Niemand löscht "versehentlich" eine Nachricht.
Der Nachrichteninhalt kann ganz individuell festgelegt werden. Am besten ohne personenbezogenen Daten wegen der DSGVO.
Der Versand erfolgt vollautomatisch per Workflow. Kein manuelles eingreifen erforderlich

Wann werden Nachrichten gesendet?

Die Bedingungen und Prüfungen für den Nachrichtenversand können ganz individuell festgelegt werden. Entweder es erfolgt rein zeitbasiert (alle 5 Minuten, jeden Tag,...) oder die Ausführung hängt von Vorgängen / Ereignissen in der Wawi ab. Hier ein paar Beispiele für die Ausführungsbedingung von automatischen Benachrichtungen / Workflows. Eine Eingrenzung auf bestimmte Artikel oder Aufträge usw. ist natürlich möglich.

Workflowbedingungen mit Artikelbezug:

Artikel erstellt / geändert / gelöscht
Fehlmenge ausgebucht über die WMS-Mobile-App
Minusbuchung über die Wawi (z.B. Mitarbeiter bucht defekten / gestohlenen Artikel aus)

Workflowbedingungen mit Bezug zur Beschaffung:

Lieferantenbestellung erstellt / abgeschlossen / in Bearbeitung ist bestätigt,...
Eingangsrechnung ist erstellt

Workflowbedingungen mit Kundendaten:

Kunde mit Kundengruppe Großhändler wurde angelegt
Es wurde ein Kunde der Kundengruppe "Händler" angelegt

Workflowbedingungen mit Bezug zu Aufträgen:

Kunde X hat etwas bestellt
eine B2B-Bestellung mit Lieferanschrift außerhalb von Deutschland wurde angelegt
Auftrag mit Gesamtwert von 0€ wurde angelegt
Ein Auftrag mit Expresslieferung wurde angelegt
individualisierte Artikel wurden bestellt
Auftrag wurde nach 24 Std. noch nicht ausgeliefert
Es wurde ein Auftrag angelegt, der nicht komplett lieferbar ist (Fehlmengenalarmierung)
....

Angebote:

Angebote die nach 7 Tagen noch den Status "offen" haben

Retouren:

Retoure mit Artikel X oder aus Warengruppe Y wurde angemeldet / ist eingetroffen

Schreib mir gerne, worüber Du gerne benachrichtigt werden möchtest, damit ich die Liste erweitern kann.

Wie erhalten ich Nachrichten von JTL?

Hier stelle ich dir vor, wie du dich per Whatsapp von JTL benachrichtigen lässt. Prinzipiell geht das auch per Slack, Email, Meistertask-Ticket oder Telegram. Eine universelle Ansteuerung über IFTTT für Warnleuchten, intelligente Steckdosen usw ist natürlich ebenfalls möglich.

Meistertask-Ticket von JTL automatisch anlegen lassen

Meistertask ist ein tolles Tool. In das analoge übersetzt: Du hast eine Pinwand mit beliebig beschrifteten Spalten (offen, Dringend, Mitarbeiter A, Chef,...). In die Spalte klebst du Notizzettel mit Aufgaben (ToDo's, Warnungen, Tickets, ...) die dann abgearbeitet werden und nach belieben einer anderen Spalte / Mitarbeiter zugeordnet werden können.

JTL erstellt die automatisch Tickets in Meistertask in einer beliebigen Spalte. In der Grundversion ist Meistertask sogar kostenlos.

Slack-Nachricht in deinen Channel schicken lassen

Slack bezeichne ich als das WhatsApp für Unternehmen. Es gibt ebenfalls eine kostenlose Version und sowohl eine App für das Mobiltelefon und für den PC.

In Slack kann ich über JTL nicht nur Texte posten sondern auch ein Bild senden! Ich helfe Dir gerne bei der Konfiguration des Workflows in JTL.

Schicke Dir selbst Emails automatisch von JTL

Email ist der absolute Standard und natürlich auch Basic. JTL kann automatisch Mails an einen beliebigen Empfänger senden inkl. Bildern und Texten. Hier kann ich Dir ebenfalls gerne bei der Konfiguration behilflich sein.

WhatsApp Textnachrichten von deiner JTL Warenwirtschaft erhalten

Ich habe im Internet einen Dienst gefunden, der bis vor kurzem komplett kostenlos "WhatsApp"-Nachrichten an DEINE Nummer verschickt. Momentan ist es so, dass die ersten Nachrichten ebenfalls noch kostenlos sind, aber dann wir ein kleiner jährlicher Betrag von ca. 4€ verlangt. Das ist völlig in Ordnung.

Registrierung unter https://www.callmebot.com/de/blog/kostenlos-api-whatsapp-nachrichten/
Du erhälts einen API-Key per WhatsApp Diesen API-Key benötigst du auf dem PC wo die Wawi installiert ist.
Gehe in der JTL-Wawi in den Bereich "Workflows"
Du legst in der JTL-Wawi einen manuellen Workflow an (z.B. im Bereich Aufträge). Bedingungen kannst du später hinzufügen
Als Workflow-Aktion wählst du "Web-Request" und dann Method: "Post" (nicht "Web-Request (POST) - veraltet" auswählen)
im Bereich "Url:" klickst du auch den "..."-Button
hier kannst Du deinen Text eingeben inkl. URL-Adresse (z.B. https://api.callmebot.com/whatsapp.php?phone=+49177123123&text=This+is+a+test+from+CallMeBot&apikey=1234567890)
Wähle Dir einen Vorschau-Auftrag aus.
Sieh dir in dem Vorschaufenster den ausgegebenen String / Text an. Es dürfen keine Zeilenumbrüche vorhanden sein. Du kannst den Text auch einfach in Deinen Browser (Adresszeile) kopieren und einfach mal ausführen lassen.
Teste den Workflow
Wenn alles funktioniert, dann kannst du den Text weiter anpassen und die Ausführungsbedingungen festlegen.
Alternativ zum manuellen Workflow, kannst du die Ausführung auch direkt an ein Ereignis koppeln wie z.B. "Auftrag angelegt" oder "Auftrag storniert"